Basın toplantısı organizasyonu
Basın toplantısı, gazetecilerin zamanını istediğiniz bir buluşmadır; bu zamana değecek bir hazırlık gerekir. Davetten haber takibine kadar toplantının iletişim tarafını planlıyoruz.
Hizmet hakkında
Basın toplantısı düzenlemeden önce sorulması gereken ilk soru şudur: bu duyuru gerçekten bir toplantıyı hak ediyor mu? Gazeteciler yoğun çalışır; yalnızca bir bültenle duyurulabilecek bir haber için davet edildiklerinde bir sonraki davete gelmeyebilirler. Yeni bir yatırım, önemli bir iş birliği, kamuoyunu ilgilendiren bir proje veya soru-cevap gerektiren bir açıklama ise toplantı için güçlü nedenlerdir.
Toplantıyı hazırlarken davet listesini konuya göre oluşturur, davetleri ve hatırlatmaları zamanında göndeririz. Konuşmacıların sunumunu kısa ve haber odaklı tutar, olası soruları önceden konuşmacılarla çalışırız. Girişte kayıt masası, basın kiti ve isim kartları hazır olur. Toplantı fotoğraf ve videoyla kaydedilir; katılamayan muhabirlere görselli bülten iletilir. Ardından yayımlanan haberleri tarar, size bir yansıma raporu sunarız. Haberin yayımlanıp yayımlanmayacağına ise her zaman yayının editörü karar verir.
Kimler için?
- Yatırım, açılış veya iş birliği duyuracak şirketler
- Kamuoyuna açıklama yapacak kurumlar, odalar ve dernekler
- Yerel basınla ilişki kurmak isteyen işletmeler
- Etkinlik veya festival tanıtımı yapacak organizatörler
Neleri kapsıyor?
Haber değeri ve format
Duyurunun toplantı mı, bülten mi, yoksa birebir görüşme mi gerektirdiğinin değerlendirilmesi ve doğru formatın önerilmesi.
Davet yönetimi
Konuya uygun gazeteci ve yayın listesinin hazırlanması, davetlerin gönderilmesi, katılım teyidi ve toplantı öncesi hatırlatmalar.
Bülten ve basın kiti
Basın bülteni, konuşmacı bilgileri, yüksek çözünürlüklü görseller ve kurum tanıtımından oluşan basılı ve dijital basın kiti.
Sunum ve soru hazırlığı
Konuşmacılar için kısa, haber odaklı sunum ve olası gazeteci sorularına karşı önceden çalışılmış hazırlık notları.
Karşılama ve çekim
Giriş kayıt masası, isim kartları ve yönlendirme düzeni; toplantının fotoğraf ve video ile eksiksiz belgelenmesi.
Haber takibi
Toplantı sonrası görselli bülten gönderimi, gelen ek bilgi taleplerinin karşılanması ve yayımlanan haberlerin raporlanması.
Nasıl ilerliyoruz?
- 01
Konu ve tarih
Duyurunun ana mesajını netleştirir, gündemin yoğun olduğu günlerden kaçınarak uygun tarih ve saat aralığını birlikte seçeriz.
- 02
Davet ve içerik
Davet listesi ve davetiyeler hazırlanır; bülten, sunum ve basın kiti eş zamanlı yazılıp onayınıza sunulur.
- 03
Toplantı günü
Kayıt masası kurulur, gazeteciler karşılanır, toplantı çekilir; konuşma sonrası birebir görüşme talepleri düzenlenir.
- 04
Sonrası
Katılamayanlara görselli bülten gönderilir, ek bilgi talepleri yanıtlanır ve basına yansıyan haberler rapor hâlinde teslim edilir.
Etkinlikte fotoğraf ve video çekimi yapılacağı katılımcılara önceden bildirilmelidir. Görüntülerin kullanımı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında değerlendirilir.
Merak edilenler.
Gazeteciler toplantıya gelir mi?
Katılım; haberin değerine, toplantının gününe ve gündemin yoğunluğuna bağlıdır, bu konuda söz veremeyiz. Haber değeri güçlü bir konu, doğru zamanlama ve kişisel davet katılımı olumlu etkiler. Gelemeyen muhabirler için toplantı sonrası görselli bülten de hazırlanır.
Toplantı nerede yapılmalı?
Gazetecilerin kolay ulaşabileceği, sesi ve ışığı çekime uygun, sakin bir mekân seçilmelidir. Fabrika veya proje alanı gibi haberle doğrudan ilgili bir mekân haberi görsel açıdan güçlendirebilir. Mekân kiralama ve ikram organizasyon firmalarının işidir; seçimde size danışmanlık veririz.
Konuşmacılarımızı hazırlıyor musunuz?
Evet. Konuşmacılarla sunum metnini birlikte gözden geçirir, ana mesajın kısa ve net söylenmesine yardımcı oluruz. Olası zor soruları önceden çalışmak, toplantıda beklenmedik bir soruya hazırlıksız yakalanmayı önler ve açıklamanın tutarlı kalmasını sağlar.